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Certificats d'assurance des vendeurs

Par James Waite  Magazine de gestion locative

 

L'OBTENTION DE CERTIFICATS D'ASSURANCE AUPRÈS DES VENDEURS

 

QUESTION : JE SUIS LE PDG D'UNE GRANDE ENTREPRISE D'ÉQUIPEMENT QUI AGIT EN TANT QUE CONCESSIONNAIRE - NOUS ACHETONS ET VENDONS DES PARCS D'ÉQUIPEMENT - MAIS NOUS AVONS ÉGALEMENT UNE OPÉRATION DE LOCATION IMPORTANTE ET EN PLEINE CROISSANCE. J'ENVISAGE DE DEMANDER DES CERTIFICATS D'ASSURANCE À UN PLUS GRAND NOMBRE DE MES FOURNISSEURS, Y COMPRIS LES FABRICANTS, ET JE ME DEMANDE CE QU'IL SERAIT RAISONNABLE DE DEMANDER, CAR JE NE VEUX PAS COMMENCER À DEMANDER DES CHOSES QUE PERSONNE NE SONGERAIT À FOURNIR. VEUILLEZ ME DONNER VOTRE AVIS SUR CE QUE VOUS CONSIDÉRERIEZ COMME UNE DEMANDE RAISONNABLE.

 

Réponse : Demander des certificats d'assurance aux vendeurs est depuis longtemps la norme dans certains secteurs, par exemple celui des transports, mais jusqu'à ces dix dernières années environ, cette pratique était moins courante dans le secteur de la location d'équipements et d'événements. Dans les secteurs où cette pratique est courante, par exemple l'aviation, les listes d'exigences ont tendance à être longues. J'ai récemment négocié un contrat de location d'équipement dans un aéroport, dans lequel les exigences en matière d'assurance du fournisseur tenaient sur huit pages. Bien que peu d'entreprises d'équipement dans d'autres domaines envisageraient d'aller aussi loin avec leurs fournisseurs, il est aujourd'hui plus important que jamais d'obtenir les bons types et montants d'assurance de la part de certains vendeurs, et c'est aussi beaucoup plus courant que par le passé.

 

La plupart des entreprises d'équipement savent cependant que "plus le contrat est long, moins il a de chances d'être signé". Cette nécessité de concision fait qu'il est essentiel d'identifier et de couvrir les questions d'assurance les plus importantes concernant vos vendeurs et fournisseurs, puis de traiter chacune de ces questions par écrit de manière juridiquement suffisante, mais suffisamment concise pour vous protéger de manière adéquate en une page ou moins - en caractères suffisamment grands pour être vus à l'œil nu.

 

Demander des certificats d'assurance aux vendeurs est depuis longtemps la norme dans certains secteurs, par exemple celui des transports, mais jusqu'à ces dix dernières années environ, cette pratique était moins courante dans le secteur de la location d'équipements et d'événements.

 

Commençons donc par examiner une liste de ce qui, à mon avis, constitue les questions les plus importantes en matière d'assurance pour les vendeurs et les fournisseurs du secteur de l'équipement et de la renommée des événements. Notez que la liste suivante n'a pour but que de couvrir l'essentiel. Étant donné que le nombre et les types de relations avec les vendeurs et les fournisseurs - nous utilisons le terme "vendeur" pour couvrir à la fois les vendeurs et les fournisseurs car la différence est sans importance pour nos objectifs - les produits qu'ils offrent, et les risques potentiels qu'ils présentent, sont de toutes formes et de toutes tailles, une analyse approfondie de chaque relation avec les vendeurs doit être faite dans chaque cas.

 

Couverture de la responsabilité civile. La plupart des concessionnaires et des bailleurs de matériel commencent par demander une assurance responsabilité civile générale commerciale, comprenant une couverture pour les dommages corporels, y compris le décès, les dommages matériels et la responsabilité contractuelle. Cette assurance couvre généralement les demandes d'indemnisation pour dommages corporels et matériels présentées par le concessionnaire/bailleur à l'encontre du vendeur et/ou d'un ou plusieurs de ses employés et/ou sous-traitants, souvent en raison d'un acte de négligence ou d'une omission dans l'exercice de leurs fonctions - par exemple, les dommages causés pendant la livraison et/ou l'installation de l'équipement.

 

La responsabilité des produits. En particulier lorsqu'ils achètent du matériel, les concessionnaires et les bailleurs ont souvent besoin d'une assurance produits et opérations terminées - responsabilité civile produits - et d'une assurance rappel de produits. En termes généraux, il s'agit d'une couverture pour les défauts de l'équipement acheté. Étant donné que les défauts des produits peuvent se manifester seulement des mois ou des années après l'achat de l'équipement original, entraînant des réclamations potentiellement énormes en matière de responsabilité civile produits, et que, par conséquent, ces types particuliers de réclamations sont devenus une menace existentielle pour de nombreux concessionnaires et bailleurs, nous essayons toujours d'inclure une exigence pour cette couverture lorsque nos clients achètent de l'équipement.

 

La responsabilité environnementale. Si le vendeur ou ses employés et/ou entrepreneurs sont amenés à travailler avec des substances dangereuses dans des locaux appartenant ou exploités par le concessionnaire/bailleur et/ou ses clients, nous exigeons généralement du vendeur qu'il souscrive une couverture de responsabilité environnementale, en particulier lorsqu'il existe une menace de lourdes amendes et/ou de coûts exorbitants d'assainissement et de nettoyage.

 

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Assurance automobile commerciale. Si les véhicules du vendeur doivent entrer dans les locaux du concessionnaire/bailleur ou dans tout bien immobilier appartenant à ses clients ou exploité par eux - par exemple, un chantier - une couverture pour les véhicules, les remorques et l'équipement en transit est généralement requise.

 

Responsabilité civile Umbrella. Parapluie ou excédentaire - ces deux termes sont quelque peu différents, mais ils élargissent tous deux la couverture initialement prévue par le contrat - l'assurance responsabilité civile couvrant au moins les responsabilités visées par les polices susmentionnées est depuis longtemps une exigence courante. Il s'agit d'une couverture pour les sinistres dépassant la responsabilité de base mentionnée ci-dessus et, dans certains cas, en ce qui concerne la couverture Umbrella, d'autres types de sinistres. Les vendeurs souscrivent souvent une couverture supplémentaire de $5 million ou plus, car elle est relativement peu coûteuse par rapport à la couverture de base de la responsabilité civile et offre une couverture supplémentaire substantielle pour ce prix.

 

Couverture des biens. Il s'agit généralement d'une assurance tous risques, d'une assurance de biens commerciaux ou d'une assurance maritime intérieure ou d'un équivalent, couvrant toute perte et tout dommage à tous les biens personnels - c'est-à-dire non immobiliers - du concessionnaire/bailleur, y compris l'équipement commandé, en attendant la livraison et l'acceptation par le concessionnaire/bailleur. Cela peut être important, en particulier dans les cas où le vendeur conserve la possession et/ou le contrôle réels des biens du concessionnaire/bailleur, bien que le titre de propriété ait été transféré au concessionnaire/bailleur - par exemple, lorsque les conditions d'expédition du contrat applicable stipulent "FOB Shipping Point" - comme c'est souvent le cas - mais que le vendeur, ou son expéditeur contractuel, livre effectivement l'équipement dans les locaux du concessionnaire/bailleur ou sur le chantier à un moment ultérieur.

 

Assurance contre les accidents du travail. Une assurance contre les accidents du travail conforme aux lois de l'État ou des États dont relèvent les employés du vendeur, y compris une assurance responsabilité civile de l'employeur pour les dommages corporels, est souvent exigée, en particulier lorsque les employés du vendeur peuvent se rendre dans les locaux du concessionnaire/bailleur ou sur des chantiers. La couverture de l'indemnisation des travailleurs peut être extrêmement importante car elle constitue généralement un recours exclusif pour les blessures des employés - dans la plupart des cas, il leur est impossible de poursuivre le concessionnaire/bailleur, l'entrepreneur général et/ou le propriétaire du chantier lorsque ces employés sont blessés dans le cadre de la fourniture de services ou d'équipements par le vendeur.

 

Responsabilité professionnelle. Si le vendeur ou l'un de ses employés et/ou entrepreneurs possède une désignation ou une licence professionnelle et/ou fournit des services professionnels au concessionnaire/bailleur et/ou à ses clients, il est devenu relativement courant d'exiger une assurance responsabilité professionnelle.

 

Couverture de la cyber-responsabilité et de la violation des données. Étant donné que les divulgations d'informations sensibles, et parfois protégées par la loi, sont souvent nécessaires dans le cadre des relations avec les fournisseurs, des exigences supplémentaires en matière de couverture pour la sécurité des données, la violation et la compromission sont également devenues courantes.

 

Frais de défense. Enfin, l'obligation pour les vendeurs de souscrire une couverture supplémentaire pour couvrir les frais de défense contre les réclamations en responsabilité civile découlant de leurs produits ou en rapport avec ceux-ci, bien que moins courante par le passé, est devenue la norme ces dernières années.

 

Étant donné que les divulgations d'informations sensibles, et parfois protégées par la loi, sont souvent nécessaires dans le cadre des relations avec les fournisseurs, des exigences supplémentaires en matière de couverture pour la sécurité des données, la violation et la compromission sont également devenues courantes.

 

Exigences supplémentaires. Nous exigeons généralement que, au minimum, les polices susmentionnées répondent aux exigences supplémentaires suivantes :

 

Base et franchises. Dans la mesure du possible, nous exigeons que les polices susmentionnées soient souscrites sur la base de la survenance des événements, plutôt que sur la base de la date des réclamations. Par contre, une police basée sur la date des réclamations ne couvre que les réclamations faites pendant la durée de la police. Ainsi, si la police est résiliée immédiatement après l'expiration de l'engagement du vendeur, le concessionnaire/bailleur pourrait se retrouver sans couverture à l'avenir, à moins de souscrire une police complémentaire.

 

Assureurs. Nous insistons presque toujours pour que les polices susmentionnées soient souscrites auprès d'assureurs qui ont une cote de solidité financière de A- ou mieux selon A.M. Best Co. - l'utilisation d'autres agences de notation, comme Fitch, Standard & Poor's, Kroll, etc. est moins courante, mais pas inhabituelle - qui sont autorisés à faire des affaires dans les États où le concessionnaire/bailleur exerce ses activités et qui sont par ailleurs raisonnablement acceptables pour le concessionnaire/bailleur. Les cotes de solidité financière peuvent être d'une importance capitale pour le maintien de la valeur réelle de la couverture recherchée ; si l'assureur n'a pas les moyens financiers de payer les réclamations, la police pourrait effectivement perdre toute valeur dans la mesure où les réclamations dépassent les fonds fournis par un fonds de garantie d'État. Tous les États, le district de Columbia et Porto Rico ont une association de garantie d'État qui finance les sinistres que l'assureur n'a pas les moyens de payer, mais ces fonds sont généralement limités, sauf en ce qui concerne l'indemnisation des travailleurs. Il n'y a aucune raison de prendre des risques dans ce cas.

 

Les notes de solidité financière peuvent être d'une importance capitale pour le maintien de la valeur réelle de la couverture recherchée ; si l'assureur n'a pas les moyens financiers de payer les sinistres, la police pourrait effectivement perdre toute valeur dans la mesure où les sinistres dépassent les fonds fournis par un fonds de garantie d'État.

 

Assuré supplémentaire. Nous demandons presque toujours au concessionnaire/bailleur d'être un assuré supplémentaire, sauf en ce qui concerne l'indemnisation des travailleurs. Le statut d'assuré supplémentaire étend les avantages de la police directement au concessionnaire/bailleur, ce qui lui donne le droit de présenter des demandes d'indemnisation et d'exiger une couverture de l'assureur.

 

Subrogation. Nous essayons toujours d'inclure une exigence selon laquelle l'assureur du vendeur doit fournir une renonciation à la subrogation contre le concessionnaire/bailleur, ses propriétaires, actionnaires, dirigeants, administrateurs et certaines autres parties du côté du concessionnaire/bailleur. La subrogation est la capacité de l'assureur de se substituer au vendeur et de poursuivre les réclamations contre d'autres parties, y compris le concessionnaire/bailleur. Ainsi, si l'assureur du vendeur devait identifier une faute ou une négligence de la part du concessionnaire/bailleur dans le cadre de la poursuite ou de la défense, peut-être, d'une réclamation globale plus importante, l'assureur pourrait se sentir obligé de subroger et de poursuivre le concessionnaire/bailleur qu'il était censé couvrir. Une renonciation à la subrogation élimine effectivement la possibilité pour l'assureur de le faire dans la plupart des cas.

 

Primauté. Dans la mesure du possible, nous exigeons que les polices du vendeur soient primaires et non-contributives - l'assurance du concessionnaire/bailleur sera considérée comme excédentaire. Les assureurs cherchent souvent à obtenir une contribution des assureurs des autres parties - essentiellement, le paiement de la totalité ou d'une partie d'un sinistre pour lequel l'assureur initial serait autrement responsable. Ce faisant, ils peuvent réduire considérablement les coûts de l'assureur initial en les répartissant entre un ou plusieurs autres assureurs. Cependant, cela peut aussi avoir pour conséquence de forcer l'assureur du concessionnaire/bailleur à payer tout ou partie du sinistre - ce qui peut avoir un impact sur l'historique des pertes du concessionnaire/bailleur et entraîner une augmentation des primes d'assurance futures et/ou des annulations. Par conséquent, nous incluons généralement des renonciations à de tels droits de contribution, au moins jusqu'au paiement maximum disponible en vertu de la police du vendeur, principalement dans le but de protéger nos clients contre de tels efforts détournés par d'autres pour transférer leurs coûts légitimes à nos clients.

 

Divisibilité des intérêts. Il est aussi généralement sage d'exiger l'inclusion d'une clause de séparation des intérêts, également connue sous le nom de séparation des assurés, qui, entre autres, permet au concessionnaire/bailleur de poursuivre un litige contre le vendeur, en sachant que la couverture d'assurance du vendeur continuera néanmoins à s'appliquer pleinement et sans exception ni limitation, tant au vendeur qu'au concessionnaire/bailleur.

 

Terme. Enfin, il faudrait exiger que la couverture du vendeur commence avant l'entrée dans les locaux du concessionnaire/bailleur par le vendeur ou l'un de ses employés, entrepreneurs, agents et/ou représentants, et préciser que ces polices ne peuvent être annulées pour quelque raison que ce soit sans un préavis écrit d'au moins 30 jours au concessionnaire/bailleur. Bien qu'au moins un tribunal ait jugé que les assureurs ne sont pas légalement tenus de fournir un tel avis, la plupart le font comme un moyen peu coûteux d'éviter les conflits.

 

Les relations avec les fournisseurs peuvent être faussement complexes, notamment en raison de la vaste gamme de produits disponibles dans l'industrie et des risques associés à chacun. La couverture des concasseurs et des cribles sera très différente de celle des équipements aériens et des chariots télescopiques. Utilisez donc ce qui précède comme point de départ d'une discussion avec votre conseiller en assurance afin d'obtenir la meilleure valeur possible pour les sommes que vous dépensez auprès de vos fournisseurs, sachant que vous n'obtiendrez pas ce que vous ne demandez pas.

 

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